Privacy statement Nederlands Loodswezen B.V.

Verantwoordelijkheid

De verwerking van uw persoonsgegevens geschiedt onder de verantwoordelijkheid van Nederlands Loodswezen B.V., gevestigd te Rotterdam en kantoorhoudende te (3151 HB) Hoek van Holland aan de Berghaven 16. Indien u vragen, klachten of andere opmerkingen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door NLBV, dan verzoeken wij u deze per e-mail te richten aan privacy@loodswezen.nl. U kunt ook bellen naar 088 900 2500. Wij zullen dan zo spoedig mogelijk op uw vraag, klacht of opmerking reageren.

Uitgangspunten

NLBV hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens die wij verwerken en een zorgvuldige omgang hiermee. NLBV zal zich bij de verwerking van de persoonsgegevens te allen tijde laten leiden door de Algemene Verordening Gegevensbescherming en andere wet- en regelgeving op het gebied van Privacy. Bij de verwerking van persoonsgegevens hanteert NLBV de volgende uitgangspunten:

• NLBV zal uitsluitend persoonsgegevens verwerken voor de doeleinden, zoals genoemd in deze verklaring, waarvoor die persoonsgegevens zijn verkregen. Persoonsgegevens zullen niet voor andere doeleinden worden aangewend of worden verwerkt op een wijze die in redelijkheid onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor deze zijn verkregen;
• NLBV zal niet meer persoonsgegevens verwerken en persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor deze gegevens zijn verstrekt en om aan alle wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen;
• NLBV ziet toe op de juistheid van de verwerkte persoonsgegevens;
• NLBV ziet toe op een adequate beveiliging van de persoonsgegevens door het treffen, periodiek evalueren en zo nodig bijstellen van passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.
• NLBV kent de rechten van de betrokkenen, respecteert en attendeert de betrokkenen daar in deze verklaring actief op.

Betrokkene:

De betrokkene is de natuurlijke persoon van/voor wie NLBV persoonsgegevens verwerkt. Het betreft persoonsgegevens van loodsen, medewerkers, klanten, leveranciers en zakelijke relaties.

Gegevens

NLBV houdt persoonsgegevens van betrokkenen bij. De volgende categorieën persoonsgegevens zijn bij de NLBV bekend.

• persoonsgegevens noodzakelijk voor de uitvoering van de wettelijke taak, zoals NAW-gegevens, registernummers en contactgegevens
• persoonsgegevens ter uitvoering van de arbeidsovereenkomst en uitvoering van financiële regelingen , zoals NAW-gegevens, geboortedatum, financiële gegevens, etc
• persoonsgegevens in het kader van de veiligheid van de onderneming en haar terreinen en gebouwen, zoals beveiligingsbeelden, gegevens in het kader van arbeidsomstandigheden, etc.
• persoonsgegevens noodzakelijk voor het uitvoeren van het onderwijs, zoals studentgegevens, examens, cijferlijsten etc.

Doeleinden

NLBV verwerkt uw persoonsgegevens ten behoeve van de verwezenlijking van de volgende legitieme doeleinden:

• het kunnen uitoefenen van wettelijke taken;
• het kunnen uitoefenen van werkgeversgezag;
• het geven van leiding aan de werkzaamheden van werknemers;
• de behandeling van personeelszaken;
• het vaststellen en (doen) uitbetalen van het salaris;
• het mogelijk maken van beëindiging van een dienstverband;
• het reguleren van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van een dienstverband;
• de opleiding van werknemers;
• het kunnen voldoen aan alle wettelijke verplichtingen op het gebied van arbeids-omstandigheden, ziekteverzuim en re-integratie;
• het bewerkstelligen van een effectieve re-integratie van zieke werknemers;
• preventie van ziekteverzuim;
• de organisatie van bedrijfsmaatschappelijk werk;
• de verkiezing van de leden van een OR of personeelsvertegenwoordiging;
• de interne controle en de bedrijfsbeveiliging;
• de uitvoering van arbeidsvoorwaarden;
• het opstellen van een lijst van data van verjaardagen en andere feestelijkheden en gebeurtenissen;
• het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van die vorderingen;
• het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;
• de overgang van de betrokkene naar of diens tijdelijke tewerkstelling bij een ander onderdeel van de groep waaraan de verantwoordelijke is verbonden;
• het waarborgen van de uitkeringsrechten van werknemers;
• het kunnen effectueren van afgesloten verzekeringen;
• het kunnen uitoefenen van wettelijke (uitkerings)rechten; en
• de uitvoering of toepassing van een wettelijke verplichting.

De grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens door NLBV is gelegen in artikel 6, eerste lid, onder a (toestemming van betrokkene), b (noodzakelijk voor uitvoering van een overeenkomst), c (noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting) en f (noodzakelijk voor behartiging van een gerechtvaardigd belang) van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Indien verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op toestemming van de betrokkene, kan laatstgenoemde te allen tijde deze toestemming in trekken. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking van de persoonsgegevens voorafgaand aan het intrekken van de toestemming.

Bewaartermijn

NLBV zal persoonsgegevens niet langer bewaren in een vorm die het mogelijk maakt een betrokkene te identificeren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor deze persoonsgegevens worden verzameld, tenzij het langer bewaren van deze gegevens noodzakelijk is om aan een wettelijke bewaarverplichting te kunnen voldoen of in verband met een (mogelijke) juridische procedure.

Verstrekking aan derden

NLBV kan derden inschakelen om haar te assisteren bij de uitvoering van haar taken en verplichtingen en de effectuering van haar rechten van belang voor een goede bedrijfsvoering en behartiging van de diverse belangen. NLBV blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens door derden in haar opdracht. Indien NLBV in het kader van het vorenstaande besluit derden in te schakelen, wordt uitsluitend een beroep gedaan op partijen die afdoende garanties bieden met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen opdat de verwerking aan alle wettelijke vereisten voldoet en de bescherming van persoonsgegevens en rechten van de betrokkenen zijn gewaarborgd. Voorafgaand aan de eerste verstrekking van persoonsgegevens sluit NLBV met derde partijen, die in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van NLBV persoonsgegevens (gaan) verwerken, een verwerkersovereenkomst sluiten die voldoet aan de vereisten die artikel 28 AVG daaraan stelt.

Voor zover dat verenigbaar is met de doeleinden waarvoor deze zijn verstrekt, zullen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan en in opdracht van en onder verantwoordelijkheid van NLBV worden verwerkt door derde partijen. Met deze partijen worden verwerkers overeenkomsten gesloten zodat uw gegevens op de juiste manier beschermd zijn.

Bij de beoordeling of een verzoek van een andere derde tot het verschaffen van inzicht in persoonsgegevens dan wel tot het verstrekken van persoonsgegevens wordt ingewilligd, wordt overwogen of de inzage c.q. de verstrekking van de gevraagde persoonsgegevens plaatsvindt ter nakoming van een wettelijke plicht en/of de inzage c.q. de verstrekking van de gevraagde persoonsgegevens noodzakelijk is voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen van de derde en het belang van de betrokkene(n) daarvoor in redelijkheid moet wijken. NLBV zal bij de verstrekking van persoonsgegevens aan derden terughoudendheid betrachten.

De derde aan wie persoonsgegevens worden verstrekt dient bij de overdracht van deze persoonsgegevens te tekenen voor ontvangst en integer gebruik van de te verstrekken persoonsgegevens. Met de derde aan wie persoonsgegevens worden verstrekt worden bij verstrekking schriftelijk afspraken gemaakt met betrekking tot de bewaartermijn en de vernietiging van de verstrekte persoonsgegevens. NLBV houdt een verwerkingsregister bij waarin wordt geregistreerd aan welke derden inzage in bepaalde persoonsgegevens is verschaft c.q. bepaalde persoonsgegevens zijn verstrekt.

Indien een bevoegd opsporingsambtenaar onder verwijzing naar een wettelijke grondslag verzoekt tot beschikbaarstelling van persoonsgegevens, zal NLBV conform de vigerende wettelijke voorschriften aan dit verzoek volledige medewerking verlenen. Er zullen niet meer persoonsgegevens worden verstrekt dan noodzakelijk is om aan dit verzoek te voldoen.

NLBV verstrekt géén persoonsgegevens aan partijen gevestigd buiten de Europese Unie.

Beveiliging

NLBV draagt zorg voor adequate beveiliging van uw persoonsgegevens door het treffen, periodiek evalueren en waar nodig bijstellen van passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die erop zijn gericht om verlies en/of onrechtmatige verwerking van uw persoonsgegevens te voorkomen. NLBV evalueert regelmatig, doch tenminste eens per jaar, of de door haar genomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, nog een passend en adequaat beveiligingsniveau vormen, of dat aanvullende maatregelen zijn vereist om de bescherming van persoonsgegevens te waarborgen. Daarbij spelen de volgende gezichtspunten een rol:

•  de aard van de persoonsgegevens;
• de omvang van de verwerking;
• de doeleinden waarvoor verwerking plaatsvindt;
• de mogelijke bedreigingen;
• de ernst van de gevolgen die een beveiligingsincident zou kunnen hebben;
• de kans dat deze gevolgen zich zouden verwezenlijken;
• de stand van de techniek;
• de kosten van tenuitvoerlegging van beveiligingsmaatregelen; en
• de financiële mogelijkheden van de organisatie.

Rechten

Graag attendeert NLBV de betrokkenen uitdrukkelijk op diens rechten ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens, die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming:

Inzage en kopie

Op grond van artikel 15 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming heeft iedere betrokkene het recht om NLBV met redelijke tussenpozen te verzoeken om inzage te verkrijgen in de persoonsgegevens die NLBV over de betrokkene verwerkt. Een verzoek tot inzage dient schriftelijk te worden ingediend bij de afdeling HR of via privacy@loodswezen.nl. De betrokkene dient duidelijk toe te lichten in welke persoonsgegevens inzage wordt verzocht. Motivatie voor het verzoek is niet noodzakelijk. NLBV zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na de ontvangst van het verzoek, hierop beslissen. NLBV zal in beginsel positief op een dergelijk verzoek reageren. NLBV kan inzage echter geheel of ten dele weigeren indien de belangen van NLBV of één of meer derden om bepaalde persoons-gegevens niet te verstrekken dienen te prevaleren boven het belang van de betrokkene bij inzage. Indien inzage wordt verleend, zal NLBV een kopie van de over de betrokkene verwerkte persoonsgegevens aan hem/haar verstrekken. Daaraan zijn geen kosten verbonden. Indien de betrokkene een aanvullende kopie wenst, zal NLBV een redelijke vergoeding van administratieve kosten vragen. Voordat een kopie wordt verstrekt, dient de betrokkene zich, zijnde daadwerkelijk de betrokkene, te kunnen legitimeren.

Correctie

Op grond van artikel 16 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming bestaat het recht om NLBV te verzoeken om onjuiste persoonsgegevens over de betrokkene te corrigeren of aan te vullen. Dit recht is beperkt tot gegevens die feitelijk onjuist zijn en strekt zich niet uit tot gegevens van subjectieve aard (zoals beoordelingen). Een verzoek tot correctie dient schriftelijk en met redenen omkleed te worden ingediend bij de afdeling HR of via privacy@loodswezen.nl. NLBV zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier
weken na de ontvangst van het verzoek, daarop beslissen. Voordat gehoor kan worden gegeven aan het verzoek, dient de betrokkene zich, zijnde daadwerkelijk de betrokkene, te kunnen legitimeren.

Verwijdering

Op grond van artikel 17 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming heeft iedere betrokkene het recht om NLBV te verzoeken om persoonsgegevens over hem/haar te verwijderen, indien de betrokkene:

• meent dat de persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor de doelen waarvoor deze zijn verzameld of verwerkt;
• op goede gronden bezwaar maakt tegen de verwerking;
• meent de persoonsgegevens volgens u onrechtmatig zijn verwerkt;
• meent dat de persoonsgegevens dienen te worden gewist op basis van een wettelijk voorschrift.

Een verzoek tot verwijdering dient schriftelijk en met redenen omkleed te worden ingediend bij de afdeling HR of via privacy@loodswezen.nl. NLBV zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na de ontvangst van het verzoek, daarop beslissen. Voordat gehoor kan worden gegeven aan het verzoek, dient de betrokkene zich, zijnde daadwerkelijk de betrokkene, te kunnen legitimeren.

Beperking

Op grond van artikel 18 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming heeft iedere betrokkene het recht om NLBV te verzoeken om de verwerking van diens persoonsgegevens te beperken. Beperking van de verwerking houdt in dat NLBV nog slechts is toegestaan om de persoonsgegevens te bewaren, maar met deze gegevens geen andere verwerkings-handelingen meer worden uitgevoerd, tenzij:

• het de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering betreft; of
• de verwerking noodzakelijk is voor de bescherming van rechten van andere natuurlijke of rechtspersonen.

Een betrokkene kan NLBV verzoeken de verwerking te beperken indien:

• de juistheid van de persoonsgegevens wordt betwist; in dat geval kan de verwerking worden beperkt voor de periode die nodig is om de juistheid van de gegevens te controleren;
• de verwerking volgens de betrokkene onrechtmatig is;
• de verwerking volgens de betrokkene niet meer noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden voor verwerking, maar hij/zij de persoonsgegevens zelf nodig heeft met oog op de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
• de betrokkene bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking; in dat geval kan de verwerking beperkt worden in afwachting van de beslissing op bezwaar.

Een verzoek tot beperking van de verwerking dient schriftelijk en met redenen omkleed te worden ingediend bij de afdeling HR of via privacy@loodswezen.nl. NLBV zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na de ontvangst van het verzoek, daarop beslissen. Voordat gehoor kan worden gegeven aan het verzoek, dient de betrokkene zich, zijnde daadwerkelijk de betrokkene, te kunnen.

Overdraagbaarheid

Op grond van artikel 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming heeft iedere betrokkene het recht om NLVB te verzoeken de persoonsgegevens, die hij/zij zelf aan NLBV heeft verstrekt en die over hem/haar worden verwerkt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm aan u of aan een derde partij te verstrekken. Een verzoek tot overdracht van persoonsgegevens dient schriftelijk en met redenen omkleed te worden ingediend bij afdeling HR of via privacy@loodswezen.nl. NLBV zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na de ontvangst van het verzoek, daarop beslissen. Voordat gehoor kan worden gegeven aan het verzoek, dient de betrokkene zich, zijnde daadwerkelijk de betrokkene, te kunnen legitimeren.

Klachten

Bij vragen, klachten of andere opmerkingen over de wijze waarop door NLBV persoonsgegevens worden verwerkt, kan daarover direct contact met NLBV worden opgenomen. De vraag, klacht of opmerking kan worden gericht aan: Nederlands Loodswezen B.V., Berghaven 16, 3151 HB Hoek van Holland of via e-mail aan privacy@loodswezen.nl. U kunt ook bellen naar 088 900 2500. Teneinde deze passend te kunnen beantwoorden, verzoeken wij u vriendelijk om de vraag, klacht of opmerking te motiveren. NLBV zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst schriftelijk op de vraag, klacht en/of opmerking reageren. Indien deze vraag, klacht of andere opmerking daarmee niet voldoende is beantwoord, treedt NLBV graag met u in overleg over een passende oplossing.

Wij attenderen u erop dat belanghebbenden daarnaast op ieder moment het recht hebben om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Nederlands Loodswezen B.V.

Ontwerp en realisatie: Catapult creëert